Poprzez udział w projekcie Antalis Creative Power możemy za pośrednictwem The A Paper przedstawiać zaniedbywane i niedoceniane kwestie związane ze współczesną branżą projektowania graficznego. W czwartej odsłonie serii zamierzamy przybliżyć tematykę finansów w prowadzeniu małego biznesu kreatywnego. Zobaczmy, co do powiedzenia mają Yah Leng Yu (YY), szefowa singapurskiego studia Foreign Policy, i Erika Barbieri (EB), dyrektorka kreatywna pracowni Olssøn Barbieri w Oslo.

_____________

Czy jest coś, co wolałabyś wiedzieć jeszcze przed założeniem swojego studia?

EB: Tak, zapomnij o jakimkolwiek odpoczynku. W studio zawsze będzie coś do zrobienia, trzeba będzie poznać coś nowego lub po prostu poradzić sobie z jakimś problemem. Ciągle coś się zmienia, bo w biznesie – jak w życiu. Należy ciągle stawiać sobie nowe cele i dążyć do ich realizacji.

Jak planujesz wydatki i dbacie o finanse?

YY: Obecnie zatrudniamy księgowego, który pomaga nam kontrolować wydatki i dbać o odpowiedni poziom przychodów. Prawdę mówiąc, powinnam przykładać więcej uwagi do finansów. Ja i mój partner biznesowy staramy się spotykać raz w miesiącu, by popatrzeć na liczby, przy czym to on skupia się na nich mocniej ode mnie. Uważam, że o finansach należy myśleć poważnie, jeśli prowadzi się studio, ponieważ dzięki temu jesteś w stanie kontrolować koszty i odpowiednio zarządzasz projektami i zasobami ludzkimi. Możesz w sposób świadomy decydować, czy do danego projektu oddelegować zwinny zespół projektowy, czy może stać cię na budowę większego zespołu. Wiesz, ile jeszcze musisz zarobić w tym miesiącu czy kwartale, by wyjść na swoje, albo czy firma może sobie pozwolić w tym roku na sponsorowanie wycieczek dla pracowników. Znajomość finansów to doskonałe narzędzie, które pozwala ci przedstawiać klientom koszty realizacji projektów lub oceniać, ile projektów potrzebujesz zrealizować w danym okresie.

EB: Każdego roku sporządzamy plan finansowy uwzględniający wszystkie nasze wydatki. Dzięki temu wiemy, ile środków miesięcznie nam potrzeba, i możemy też kontrolować nasze finanse na bieżąco. Mamy wówczas komfort przyjmowania interesujących projektów o niewielkim budżecie, a kiedy trzeba – skupiamy się na docieraniu do potencjalnych klientów.
 

Identyfikacja wizualna stworzona przez Foreign Policy na zlecenie singapurskiego przedsiębiorstwa z branży nieruchomości, firmy Figment
 

W jaki sposób wyliczasz klientom koszt realizacji projektu? Czy masz czasem wrażenie, że koszt został wyliczony błędnie?

YY: To kwestia doświadczenia. Należy zacząć od oszacowania orientacyjnych kosztów bazujących na liczbie roboczogodzin, kosztów ogólnych studia i zysku, który powinniśmy osiągnąć. Zdarza nam się pomylić w szacunkach – szczególnie gdy nie docenimy jakiegoś zadania lub projektu. Czasami udaje nam się to naprawić, jeśli klient jest wyrozumiały i zgadza się na wystawienie faktury za dodatkową pracę. W większości przypadków trzeba się jednak trzymać warunków podpisanej umowy i zrealizować projekt zgodnie z ustalonym budżetem. Wszystko przychodzi z doświadczeniem.

EB: Jesteśmy agencją kreatywną i oferujemy usługi oparte na dostarczaniu wartości (przeczytaj poradnik pt. „Brutally Honest” autorstwa Emily Cohen i Chrisa Do, aby uzyskać świetne porady na temat prowadzenia biznesu kreatywnego i tworzenia budżetu). Z naszego doświadczenia wynika, że klienci mają już ustalony budżet projektu, dlatego staramy się ich słuchać jak najuważniej i ewentualnie pytać o budżet przeznaczony na realizację projektu. Nie zawsze otrzymujemy jednoznaczną odpowiedź, ale uważamy, że jest to dobry sposób na rozpoczęcie rozmowy o budżecie i pokazanie, że jesteśmy otwarci na dyskusję.

Błędne wyliczenia... Tak, czasami zdarza nam się zastanowić, czy nasza propozycja została odrzucona, ponieważ zaproponowaliśmy zbyt wysoką cenę lub zbyt niską (to też się zdarza!). Czasem lepiej odpuścić, spróbować wyciągnąć wnioski i skupić się na przyszłości. Jest sporo prawdy w stwierdzeniu, że aby dostać jedną pracę, musisz odbyć 10 rozmów kwalifikacyjnych.

Czy kiedykolwiek zdarzyło ci się podjąć realizacji niechcianego projektu z powodów finansowych?

YY: Tak, czasami musimy realizować takie projekty – ale musimy widzieć w tym sens. Jeśli projekt zapowiada się jako obciążający emocjonalnie i psychicznie, a pieniądze tego nie zrekompensują, to się go nie podejmiemy. Przez lata nauczyliśmy się odczytywać znaki ostrzegawcze zwiastujące taki projekt.

EB: Rzadko zdarza się, że trafia do nas projekt, który ostatecznie odrzucamy, jednak przez lata nauczyliśmy się odczytywać pewne sygnały wskazujące, że mamy do czynienia z trudnym we współpracy klientem. Najczęściej są to klienci, którym nie po drodze z naszą wizją.

Jeśli chcesz robić to, co faktycznie chcesz robić, musisz jasno wyrażać swoje myśli i podążać za tym, w co wierzysz. Nie pasuje nam wizja przyjemnej pracy, z której nie da się opłacić rachunków. Nawet jeśli czasami jest to prawda, liczy się to, aby przynajmniej spróbować znaleźć równowagę między inspirującą pracą twórczą a utrzymaniem studia w dobrej sytuacji finansowej. Jedno nie może odbywać się kosztem drugiego.

Jakie jest największe ryzyko finansowe, które podjęłaś?

YY: Myślę, że to związane z przeprowadzką do większego biura, w które postanowiliśmy zainwestować trochę środków na aranżację wnętrza i udogodnienia funkcyjne. Sądzę, że koszty remontu sięgają pięciu cyfr, co jest ogromną kwotą dla takiego małego studia jak nasze.

Przygotowany przez Olssøn Barbieri projekt opakowania bezalkoholowego wina norweskiej marki Ambijus

Jaka jest najtrudniejsza rozmowa, którą odbyłaś podczas prowadzenia biznesu?

YY: Zwolnienie pracownika.

EB: Omawianie ról w studio.

Po kilku latach prowadzenia studia poczuliśmy niepewność odnośnie do przyszłości i zaczęliśmy się zastanawiać, jaką osobę i w jakiej roli powinniśmy zatrudnić, aby rozwijać nasze studio. Kolejnego projektanta, kierownika projektów czy dyrektora zarządzającego. Oboje zajmujemy się projektowaniem i nie chcieliśmy z tego rezygnować. Skorzystaliśmy z porady i wynajęliśmy agencję rekrutacyjną, aby pomogła nam znaleźć odpowiednią osobę. Ostatecznie doszliśmy do wniosku, że studio to my i że to my powinniśmy wziąć za nie pełną odpowiedzialność. Oznacza to, że powierzyliśmy zarządzanie studiem osobom zajmującym się do tej pory kreacją: Henrik jest dyrektorem zarządzającym Olssøn Barbieri, a Erika – dyrektorem kreatywnym.

Jesteśmy zdania, że nawet więksi klienci, przyzwyczajeni do struktury agencji reklamowej, są dziś bardziej otwarci na współpracę ze studiami prowadzonymi przez osoby kreatywne. Taki model zarządzania sprawia, że żaden szczegół projektu nie zostanie pominięty, a charakter naszej pracy może iść w parze z charakterem działalności studia. Żyjemy w czasach, w których pojęcie rozwoju jest wciąż silnie utożsamiane z kapitalistycznym modelem opartym na nieskończonym wzroście gospodarczym i dominacji nad innymi i mimo że zależy nam na posiadaniu prosperującego biznesu, to chcielibyśmy przy okazji naszej działalności przyczyni

się do zaszczepienia ludzkiego pierwiastka w naszym społeczeństwie. Podjęliśmy decyzję, że będziemy małym i ambitnym studiem, w którym charakter naszej pracy idzie parze z charakterem działalności studia, i mamy nadzieję, że nasza pasja pozwoli nam stworzyć wizję i warunki pracy, których potrzebujemy, aby przetrwać.

Właśnie wróciliśmy z wakacji we Włoszech, gdzie odwiedziliśmy Triennale di Milano, aby zobaczyć wystawę „Enzo Mari pod kuratelą Hansa Ulricha Obrista”. Efekty jego twórczości to wspaniałe przypomnienie tego, że krytyczne i etyczne podejście do projektowania może skutkować piękną formą i skłaniającym do myślenia przekazem.

Jakiej rady udzieliłabyś osobie, która chce rozpocząć własną działalność związaną z projektowaniem?

YY: Upewnij się, że masz odpowiednią wiedzę z zakresu finansów albo biznesu. Jeśli nie masz, postaraj się o partnera biznesowego, który taką wiedzę posiada. Studio projektowe to nie zabawa w wystawę artystyczną, tylko prawdziwy biznes. Zdrowe finanse to podstawa, jeśli planujesz realizować dające dużo frajdy projekty i chcesz robić to, co kochasz, oraz mieć komfort wybierania projektów i pracowania tylko nad tymi, które ci się podobają.

EB: Rób biznes po swojemu.

Nie jest tajemnicą, że jako osoba zajmująca się na co dzień działaniami kreatywnymi nie wiesz, jak prowadzić firmę, więc warto by było nadrobić zaległości na tym polu. Jednak twoja wytrwałość, motywacja, sieć kontaktów i talent (ważne, aby uczciwie podejść do oceny swoich lepszych i gorszych stron) pomogą ci osiągnąć sukces.

Otaczaj się ludźmi, którzy pomogą ci sięgnąć gwiazd.

Na samym początku, zanim dowiesz się, jak podejść do trudnych rozmów z klientami, pomyśl o zatrudnieniu księgowego i stworzeniu adresu e-mail, a następnie pozwól księgowemu załatwiać część spraw za siebie :).

——

Więcej artykułów i spostrzeżeń dotyczących kreatywności opublikowano na stronie:

• instagram.com/creativepapersteam
• facebook.com/creativepapersteam